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La surcharge d’informations coûte 2 semaines de travail par an aux entreprises
C’est le résultat d’une étude du cabinet One Poll qui a estimé qu’un col blanc britannique passait en moyenne 21 minutes par jour à rechercher des informations qu’ils avaient vues précédemment.Transposé au contexte français, cela correspond à un coût annuel moyen de 2000 € par cadre. Pourquoi est-il plus facile de trouver une information à travers les milliards de pages du Net qu’au sein de sa propre boîte de messagerie? |
Les facteurs de complexification de l'accès à l'information
Plusieurs études ont mis en évidence des facteurs disruptifs concernant la productivité des employés :
- La quantité d'emails reçus: selon une étude de la société Baydin, chaque utilisateur recevrait quotidiennement une moyenne de 147 messages et passerait plus de 2h30 à traiter ses e-mails, dont une heure pour les 135 moins importants...
- La multiplication des plateformes de traitement de l'information: l'accès aux informations et leur génération se répartit maintenant sur différents média (ordinateur portable professionnel, PC personnel, tablette, smartphone, clés USB, etc.), multipliant les sources de stockage et de désynchronisation potentielles. Selon une étude du cabinet Forrester, un tiers des cadres utiliseraient simultanément 3 appareils ou plus dans un contexte professionnel.
Or, pour adresser ces problèmes, les outils traditionnels, issus des prémices de l'Internet ne sont plus adaptés.
Les limitations des outils traditionnels
- Le stockage en local morcelle les données: lorsqu'un employé n'accédait qu'à son seul ordinateur de travail, il pouvait (à condition de mettre en place un système de sauvegarde performant) se satisfaire de la sauvegarde en local de ses messages, documents et préférences. Mais, à partir du moment où il doit pouvoir accéder à ces informations depuis un autre appareil, apparaissent les problématiques de désynchronisation des données ("suis-je en train de travailler sur la dernière version du document?"), de versionning technique ("rapport sans images pour sauvegarde sur clé usb.doc"...), de limitation de l'espace de stockage, de duplication des informations ou des préférences (sur quel environnement effectuer les archives? quel est le maître dans l'exécution des filtres d'entrée des messages?)...
- La classification hiérarchique des informations est inefficiente: la recherche des messages au sein d'une hiérarchie de dossiers a été confirmée par une étude de la société IBM comme la manière la plus lente d'accéder aux e-mails. Outre le fait qu'elle impose un lourd investissement préalable de structuration et d'organisation des données, cette méthode impose des arbitrages improductifs. Par exemple, une hiérarchisation par fonctions (marketing, finances, RH, etc.) sera incompatible avec une recherche par projet et inversement...
Conséquences et risques
Cette surcharge d'informations adressée avec les mauvais outils implique une perte de temps et de productivité de la part des utilisateurs et des administrateurs. De plus, l'organisation, a priori, de ces données et de leur traitement réclame du temps sans garantie de retour sur investissement. Dans le pire (et néanmoins fréquent) des cas, la dispersion des données sur des plateformes diverses se traduit par une disparition sèche d'informations.
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