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Les cols blancs passent 33 minutes par jour à programmer des réunions...
Cette étude, de la société Webtorials invite à se demander si la collaboration doit être perçue comme une force ou bien comme une contrainte pour les entreprises. |
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La collaboration, une nécessité...
"Dans la longue histoire du genre animal, ce sont ceux qui ont appris à collaborer et à improviser efficacement qui l'ont emporté", aurait dit Darwin. Appliquée
au monde de l'entreprise, cette règle se trouve renforcée par un ensemble de facteurs récents:
- L'évolution des modes de travail: de l'aplanissement des hiérarchies à l'inclusion de partenaires externes (fournisseurs, clients, prestataires...) dans les processus de l'entreprise en passant par la généralisation du "mode projet", de nombreuses modifications sociales et managériales impliquent une remise en question des modèles organisationnels traditionnels fondés sur la systématisation des tâches et la séquentialité des ordres. Importés dans l'entreprise par une Génération Y élevée avec Internet, les principes d'autonomie validée par les résultats plus que par les processus, de groupements ad-hoc en vue de la réalisation de tâches éphémères, de recours opportuniste au crowd-sourcing ou à l'open source... procèdent d'une volonté et d'une capacité de collaboration inédites.
- Externalisation et internationalisation : la nécessité de coordonner des processus et des hommes à travers des cultures différentes implique un surcroît de communication. Parallèlement, le recours à la sous-traitance comme garantie d'accès à des ressources spécialisées et à des économies d'échelle requiert une organisation plus souple (dans ses processus) et plus rigide (dans son contrôle). La simple transmission d'informations n'est pas suffisante dans ce contexte: la collaboration est plus adaptée.
- Réseaux sociaux: dans un cercle (vicieux ou vertueux selon la perspective), les réseaux sociaux génèrent et s'alimentent de collaboration. Perçus comme une nuisance ou comme un avantage compétitif, ils sont aujourd'hui une réalité que peu d'organisations peuvent se permettre d'ignorer...
Reconnue unaninement comme bénéfique, la collaboration peine néanmoins à se traduire en bénéfices tangibles pour les entreprises. En grande partie, cet état de fait se doit aux outils disponibles.
... restreinte par les outils traditionnels
- L'e-mail est mal adapté aux flux d'informations normalisés: du fait de sa versatilité, il permet de communiquer sur n'importe quel contenu. Mais sa nature séquentielle et informelle en fait un outil inefficient dans les situations qui réclament des accès ou décisions de la part de plusieurs acteurs simultanément, comme, par exemple, la rédaction collaborative d'un document ou la sélection d'un horaire de rendez-vous.
- Le stockage local complique la participation collective. Quiconque a participé à la rédaction collective d'un document en connaît les travers: chacun des intervenants stocke et travaille sur une version différente d'un document et doit s'astreindre, soit à suivre un calendrier précis de contribution, soit à recourir à la laborieuse étape de conciliation.
Conséquences et risques
Les outils traditionnels impliquent un travail de gestion du processus de collaboration. Cette tâche, au mieux, réclame un temps non-négligeable; au pire, est complètement dissuasive... La conséquence d'outils inadaptés est donc une collaboration séquentielle quand elle pourrait être simultanée, fastidieuse quand elle devrait être simple, décourageante au lieu de stimulante et coûteuse alors qu'elle était censée apporter des bénéfices...